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Data privacy templates

Here you’ll find templates we’ve designed based on current GDPR regulations – we encourage you to incorporate them into your privacy policy.

Updated over a week ago

Additional to the template, you should inform about the period you want to store the personal data of your customer.

The templates relate only to the usage of WhatsApp. If you want to integrate and use Instagram or Facebook, please add:

  1. The name of the respective messenger, and

  2. The link to Meta’s privacy policy at the end of of the template:

Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2 Irland https://facebook.com/about/privacy

Please note: It is important that your customers give general consent to the use of their personal data and that they are informed about the data processing.

German Marketing Solution:

Datenschutzhinweis zur Nutzung von WhatsApp

Über WhatsApp können Sie Kontakt zu uns aufnehmen und eine Unterhaltung beginnen. Wir sind Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für anschließende Datenverarbeitungen in Zusammenhang mit WhatsApp. Für das Anbieten und die Nutzung von WhatsApp nutzen wir die Softwarelösung der Charles GmbH, Gartensstr. 86-87, 10115 Berlin, im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Charles speichert alle personenbezogenen Daten in der EU. Als offizieller WhatsApp-Partner verwendet Charles die WhatsApp Business API mit der Folge, dass im Bereich unserer Verantwortlichkeit keine sonstigen Dritten oder WhatsApp einen Zugriff auf Ihre Kommunikationsinhalte erhalten.

Die Nutzung von WhatsApp unterliegt allein den von Ihnen mit WhatsApp getroffenen Vereinbarungen. Entsprechend der Nutzungsbedingungen von WhatsApp liegen uns durch Ihre Kontaktaufnahme Ihre Telefonnummer und Ihr Username vor. Wir verwenden diese und andere von Ihnen zur Verfügung gestellte Informationen, um Sie und Ihre Präferenzen wiederzuerkennen und Ihnen auf Ihre WhatsApp-Nachrichten zu antworten. Rechtsgrundlage ist hier Ihre Einwilligung in die Kontaktaufnahme gemäß Art. 6 (1) (a) DSGVO. Zudem senden wir Ihnen Newsletter über WhatsApp zu, sofern Sie uns hierfür Ihre Einwilligung erteilt haben.

Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach der DSGVO haben Sie ferner das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Übertragbarkeit und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, bestimmte Verarbeitungen einzuschränken bzw. ihnen zu widersprechen. Ihnen steht außerdem die Möglichkeit zu, sich bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unseren Auftragsverarbeitern:

WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

German C-Com Solution:

Datenschutzhinweis zur Nutzung von WhatsApp

Über WhatsApp können Sie Kontakt zu uns aufnehmen und eine Unterhaltung beginnen. Wir sind Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für anschließende Datenverarbeitungen in Zusammenhang mit WhatsApp. Für das Anbieten und die Nutzung von WhatsApp nutzen wir die Softwarelösung der Charles GmbH, Gartensstr. 86-87, 10115 Berlin, im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages. Charles speichert alle personenbezogenen Daten in der EU. Als offizieller WhatsApp-Partner verwendet Charles die WhatsApp Business API mit der Folge, dass im Bereich unserer Verantwortlichkeit keine sonstigen Dritten oder WhatsApp einen Zugriff auf Ihre Kommunikationsinhalte erhalten.

Die Nutzung von WhatsApp unterliegt allein den von Ihnen mit WhatsApp getroffenen Vereinbarungen. Entsprechend der Nutzungsbedingungen von WhatsApp liegen uns durch Ihre Kontaktaufnahme Ihre Telefonnummer und Ihr Username vor. Wir verwenden diese und andere von Ihnen zur Verfügung gestellte Informationen, um Sie und Ihre Präferenzen wiederzuerkennen und Ihnen auf Ihre WhatsApp-Nachrichten zu antworten. Rechtsgrundlage ist hier Ihre Einwilligung in die Kontaktaufnahme gemäß Art. 6 (1) (a) DSGVO. Zudem senden wir Ihnen Newsletter über WhatsApp zu, sofern Sie uns hierfür Ihre Einwilligung erteilt haben. Ferner haben Sie die Möglichkeit, WhatsApp zur Zusammenstellung Ihres Warenkorbs zu nutzen. In diesem Fall beruht die Datenverarbeitung auf Art. 6 (1) (b) DSGVO.

Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Nach der DSGVO haben Sie ferner das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Übertragbarkeit und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten sowie das Recht, bestimmte Verarbeitungen einzuschränken bzw. ihnen zu widersprechen. Ihnen steht außerdem die Möglichkeit zu, sich bei der für Sie zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte unseren Auftragsverarbeitern:

WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

English Marketing Solution:

Privacy notice for the use of WhatsApp

You may use WhatsApp to contact us and start a conversation. We are the data controller within the meaning of Art. 4 No. 7 GDPR for subsequent data processing in connection with WhatsApp. For offering and using WhatsApp, we use the software solution of Charles GmbH, Gartensstr. 86-87, 10115 Berlin, under a data processing agreement. Charles stores all personal data in the EU. As an official WhatsApp partner, Charles uses the WhatsApp Business API with the consequence that within our responsibility no other third parties or WhatsApp gain access to your communication content.

Your use of WhatsApp is governed solely by the agreements you entered into with WhatsApp. According to the terms of use of WhatsApp, we have your phone number and username through your contact. We use this and other information you provide to recognize you and your preferences and to reply to your WhatsApp messages. The legal basis here is your consent to be contacted in accordance with Art. 6 (1) (a) GDPR. In addition, we will send you newsletters via WhatsApp, if you have given us your consent to do so.

You can revoke consent already given at any time, with future effect. According to the GDPR, you also have the right to information, correction, portability, and deletion of your personal data, as well as the right to restrict or object to certain processing. You also have the right to complain to the responsible supervisory authority.

For more information, please take a look at our data processors:

WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

English C-Com Solution:

Privacy notice for the use of WhatsApp

You may use WhatsApp to contact us and start a conversation. We are the data controller within the meaning of Art. 4 No. 7 GDPR for subsequent data processing in connection with WhatsApp. For offering and using WhatsApp, we use the software solution of Charles GmbH, Gartensstr. 86-87, 10115 Berlin, under a data processing agreement. Charles stores all personal data in the EU. As an official WhatsApp partner, Charles uses the WhatsApp Business API with the consequence that within our responsibility no other third parties or WhatsApp gain access to your communication content.

Your use of WhatsApp is governed solely by the agreements you entered into with WhatsApp. According to the terms of use of WhatsApp, we have your phone number and username through your contact. We use this and other information you provide to recognize you and your preferences and to reply to your WhatsApp messages. The legal basis here is your consent to be contacted in accordance with Art. 6 (1) (a) GDPR. In addition, we will send you newsletters via WhatsApp, if you have given us your consent to do so. Furthermore, you have the option to use WhatsApp to create your shopping cart. In this case, the data processing is based on Art. 6 (1) (b) GDPR.

You can revoke consent already given at any time, with future effect. According to the GDPR, you also have the right to information, correction, portability, and deletion of your personal data, as well as the right to restrict or object to certain processing. You also have the right to complain to the responsible supervisory authority.

For more information, please take a look at our data processors:

WhatsApp Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Ireland: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea

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